会议会务策划服务公司，会务策划范文

来源：会议会务活动策划服务-广州合风礼仪庆典策划公司

（合风活动）广州会议会务策划服务公司提供的“会务策划范文”专业知识，会议会务从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，在会务已经逐渐成为了一个词语，很多人现在说的会务，其实就是指会议。那专业的会议会务范文是怎样呢，下面我们来了解下。

一、会前筹划
确定会议主题确定议事日程确定参会人选会前通知：通知参会人员
方式：电话通知或书面通知
内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录确定最后参会人员
统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照其职务统计分类；
统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话；
联系酒店：联系房间
预定房间(数量、类型、时间、价格)联系会议室
会议厅(容量、时间、设备、价格)
餐饮安排
是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌
（一）会议准备材料：
1、领导讲话稿；
2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等；
3、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备；
（二）场地布置：
1、会议横幅
2、主席台的安排：怎样安排，是否需要铭牌、位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用？怎样安排？是多个分店(部门)的来的，除主管和中层外，其他要分区坐(座)，一个团队一个区域。
3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！(设备最好准备2套以上)
4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？
5、非常重要的会议，请速记员。
6、国际性会议，准备同音翻译。
（三）支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。
（四）部门分工
二、会中
设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项(比如手机、着装)，咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排；
餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事项：
1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低)，会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？(如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效)，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！
2、灯光音响效果：
2、冲水：冲水不能冲着对方，要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。(1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。)
3、会议中途休息：放音乐，1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。
4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常
5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；
三、会后出游
四、会后收尾
退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。
送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员
会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便
收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西
整理会议记录，总结为会议纪要
进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节
五、会议指南：
1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、会议时间和地点；
2、参会嘉宾名单(姓名及职务)
3、会议日程安排(时间、地点、)
4、旅游安排(集合时间、地点，负责人，备用品，目的地，餐饮)
5、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

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