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会务公司，会务接待方案及流程

来源：会务活动-广州合风礼仪庆典策划公司

（合风活动）广州会务公司发布的“会务接待方案及流程”专业知识，会务一般指有关会议议程安排的事务，关于某些团体组织或会议的事务。那我们经常看到的会务是怎么如期安排的呢，会务接待方案有些什么流程呢，下面我们来了解下会务接待的方案及流程。

一、会务前服务
1、与会务主办方者洽谈；
2、向会务主办方提供会务接待策划方案和报价；
3、邀请会务主办方实地考察会议将举办的会场所；
4、与会务主办方者确定会议接待方案；
5、与会务主办方签订会议接待准合同；
6、确认会议主办方者预付定金事宜；
7、在会务举办前制定会务工作人员服务标准条例及接待手册；
8、准备会务资料（含代邀请相关领导，新闻煤体，新闻通稿，接待资料，会议配套的商务服务及公关礼仪，翻译，通讯及秘书服务）。
二、会务中服务
1、机场，码头，车站，专人（礼仪）专车分批分时段按要求接站；
2、会议现场，会议秘书分发会议资料，来客接待，房卡发放；
3、会议秘书协助会场布置及场地的会务服务；
4、会议秘书在会议接待（报道处）协助会务确认和分放房间；
5、确认用餐时间，菜单，标准，形式，酒水及主次桌和其他服务系统安排工作（酒店安排，水果分配，酒店服务员人手的到位）；
6、提前确认代表（客户）的娱乐项目，娱乐场所及消费和付款方式；
7、确认该主办方为会务代表提供的旅游考察的吃，住，行，游，购，娱乐和安排事宜（日程安排，房，餐，车，导游等细节安排）；
8、确认并保障会议期间会场防盗，消防等酒店设施安全工作；
9、确认特殊客人（含领导，VIP，残障及家属安排）；
10、协助会务期间的`交通工具的安排，合理调车；
11、代办会议代表返程票务和其他代办的安排（如会后特别特殊出游）。
三、会务后安排
1、会务服务的总结，评估，会议代表的意义，对安排的反馈以及领导的建议和评价，及时的处理和改进有关工作；
2、会议留影，会议资料，领导讲稿，代表发言稿，新闻报道资料的汇总结书及印刷代表通讯录；
3、与酒店方核对其他的消费费用，与会议主办方费用结算，然后与酒店总消费的结帐，处理发票等财务工作；
4、欢送代表工作（对有关领导赠送小纪念品）跟踪服务，迎合下次的合作。

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