企业年会策划与组织

来源：广州年会策划活动演出公司-广州合风礼仪庆典策划公司

一、年会整体概况
1、年会主题：
2、年会目的：提升凝聚力、答谢员工、表彰鼓励
3、活动形式：主要以文艺表演和互动环节等形式联欢。
4、年会时间：
5、年会地点：
6、邀请嘉宾：
7、主办单位：
8、参与人员：
二、策划指导组及项目组
1、策划指导组(年会筹备组)
组长：
策划：
统筹：
组织：
任务：
a、年会前期的策划；
b、年会中期的进度跟进与管理；
c、年会后期的总结与推广。
2、年会项目组
①宣传组
组长：
成员：
任务：
a、利用海报、横幅、看板、传单、网络等方式开展宣；
(1-10日前完成)
b、现场摄影及DV摄像；
(1-10日前完成)
c、负责广告板和舞台的制作，喷绘和横幅的制作；主背景(景板喷绘)、更衣室标识牌、指示牌、分区立牌、领导卡台
d、嘉宾胸牌
②节目组
组长：
成员：
任务：
a、完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作；
b、主持人的选择、形象设计及台词审核；
c、负责节目的编排及年会全流程的衔接；
d、准备好年会所需的一切服装道具及互动游戏；
e、主持人及演员服装、化妆及台词设计；
f、年会礼品、礼物的准备；
g、会场摆设、与内勤组配合实施现场布置
h、安排、部署、协调其它组工作
i、负责节目主持、活动及气氛引导
j，彩排：
12月31日18:00-20:00头一次彩排
01月10日18:00-20:00第二次彩排
01月18日19:00-21:30正式演出
③供应组
组长：
成员：
任务：
a、年会前期配合各功能组，购买、准备各组年会所需的物品。
b、年会费用的控制。
④礼仪组
组长：
成员：
任务：
a、确定年会邀请的嘉宾并且及时送出请柬；
b、确定礼仪人数，礼仪小姐安排在舞台入口前和年会现场各2名，入口2名礼仪小姐负责迎接嘉宾，并带领他们入座；现场2名礼仪小姐负责节目单和饮料的分发。
c、会场服务：年会当日准备好会场服务物品，如茶水、糖果、颁奖礼仪等，并接待好嘉宾与观众。
d、物品购买，年会小礼品及请柬等；
e、1月5日之前准备好请柬；1月10日之前送完请柬；1月15之前挑选出4名礼仪小姐；
⑤舞美组
组长：
成员：
任务：
a、协助工作人员做好舞台的布置，监督并确保舞台的搭建和质量；
b、年会期间舞台灯光设备、音箱设备的安装、LED屏设备安装及其它演出设备安装
c、年会准备期间的设备安装、调试、节目伴奏的播放工作
d、年会进行时的音响、灯光、道具、催场以及幕后秩序的维持等。
e、桌椅以及布置会场需要的装饰品若干。
f、化妆室、换衣间的选制。
g、地毯等外部基本必备物品的准备。
h、化妆品、服装、道具租借、荧光棒、鲜花、壁布、气球、等装饰品要准备充分。
⑥内勤组
组长：
成员：
任务：
a、年会当晚嘉宾席桌椅的摆放(协调会场布置服务人员)。
b、年会前、后物资的收集、整理及存放。
c、年会之前准备好会场服务物品，如糖果、矿泉水等。
d、会场设计、与节目组配合实施现场布置
e、派专人看相关已购置物资是否到位。
f、维持年会现场秩序，会场处理紧急情况，保证年会取得圆满成功。
g、项目组人员的任务发生冲突时，要保障节目组的任务顺利完成。
h、负责年会前会场卫生清理及年会后处理善后事务。
i、年会礼品的准备与发放。
⑦拉拉队粉丝团组
组长：
成员：
任务：
a、安照节目单分节目组织相对应的拉拉队粉丝团。
b、现场演出气氛营造(如：鼓掌、欢呼、摇旗、呐喊)。
c、积极主动参加年会现场互动环节。
三、工作任务与具体工作分配
1、年会策划及准备期(12月26日到12月31日)：
本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定，外联工作全部到位。
①节目收集：由节目组负责。采取各部门、项目点选送节目和从外部聘请节目两个渠道。节目基本到位，并进行初步彩排。主持人4个，由各各部门、项目点推荐，气质佳，表达能力、组织能力、应变能力和责任心都强的人员，组成风格和组成方式不限。主持人用语必须经过审查。
②前期宣传：由宣传组负责。海报、看板、横幅等宣传物品全部到位。
2、年会协调及进展期(1月1日-1月10日)：
本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、礼仪小姐确定、舞台灯光音响确定、物品购买。
①节目筛选及排练：由节目组负责，到各各部门、项目点选取节目，并进行排练。
②中期宣传：由宣传组负责。该阶段展开海报宣传、看板宣传与网络宣传等。
③会场确定：由舞美组负责，根据舞台的具体情况，联系相关广告公司制作。
④礼仪小姐确定：由礼仪组负责。
⑤物品购买：由供应组负责，物品需要情况要征求各组。
3、年会倒计(1月14日-1月17日)
本阶段主要完成年会全过程确定(包括节目单确定)、末期宣传、嘉宾邀请、场地布置。
①年会全过程确定及彩排：由节目组负责。节目单确定后交由各各部门、项目点，加紧排练节目。并进行一次彩排。
②末期宣传：宣传组负责。宣传单(入场券、节目单)设计和发放。
③嘉宾邀请的确定：由礼仪组负责。邀请嘉宾：行政部方面：等领导。各部门、项目点代表
4、年会后期工作：
①为演员分发小礼品
②费用处理
③年会总结
④视频制作及内部宣传
5、应急管理
①若年会前停电(请维修部安排发电)，年会最多推迟1小时举行，此间观众自由处理自己的时间；如果20：00仍没有正常供电，则有主持人宣布年会改天举办。
②再年会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布年会改天重新举行；在年会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布年会闭幕。
③在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由内勤组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
④台上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。
⑤任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演或续演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。
⑥其它紧急情况发生时，由内勤组负责处理。
四、奖项设置
1、年会大抽奖：年会设置现场有抽奖活动。
一等奖：1名，42寸的LED液晶电视机
二等奖：3名，手机
三等奖：5名，微波炉
四等奖：10名，拉杆行李箱
幸运奖：50名，充值卡
2、有奖问答奖：在节目表演与礼品派送中穿插进行，题目内容为公司信息、相关知识、脑筋急转弯，答对者奖励礼品1份(U盘或公司产品)，一人只限答题一次，共设5道题。
3、游戏参与奖：为增加年会的互动性，在节目表演中穿插互动游戏，凡参与游戏的人员均获纪念品1份(U盘或公司产品)。
4、节目奖：
一等奖一名：节目团队奖金；
二等奖一名：节目团队奖金；
三等奖一名：节目团队奖金；
参与奖多名：充值卡/人(没有获奖的演职人员与年会的工作人员皆有)
5、年会参与纪念品：
双肩包；凡到现场观看演出的人员均派发纪念品1份。
运送时间：请于1月15日中午12点前将所有奖品运送到

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